Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Wynika to z § 5 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. Z 2011 r. Nr 68, poz. 360).

Wymóg ten nie dotyczy jednak innych urządzeń np. kompresorów. Aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia VAT od paliwa do maszyn i urządzeń muszą zostać spełnione podstawowe warunki. Przede wszystkim należy wykazać związek dokonanego zakupu ze sprzedażą opodatkowaną. Brak możliwości odliczenia podatku VAT nie oznacza jednak, że podatnik nie może wydatku na paliwo zaliczyć do kosztów. Ponieważ samochód (jak również maszyna i urządzenie techniczne) jest środkiem trwałym, podatnik może zaliczyć do kosztów wszelkie wydatki na jego eksploatację, jeśli tylko mają one związek z osiąganymi przychodami. Brak numeru rejestracyjnego na fakturze nie pozbawia zatem podatnika do zaliczenia wydatku w koszty.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym nakładają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki na podatników wykorzystujących prywatne samochody osobowe w celach działalności gospodarczej. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w załączniku wyjaśnia, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 księgi po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Co oznacza, że jeżeli wykorzystujemy samochód osobowy w celach działalności gospodarczej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, wszystkie faktury związane z eksploatacją samochodu (nie tylko faktury zakupu paliwa) powinny zawierać numer rejestracyjny.