Akta osobowe pracownika

Zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Zasady kompletowania i prowadzenia tych akta wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Zgodnie z § 6 pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z trzech części:

– w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

a) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,

b) świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy,

c) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

d) świadectwa ukończenia szkoły podstawowej – w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

e) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

f) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

– w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia , w tym:

a) umowa o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 4 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 1295 pkt. 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

e) dokumenty związanie z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenie pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

i) orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j) umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją,

l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika

– w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego).

d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku prac, jeżeli strony zawarły taką umowę,

e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.