Kontrola dokumentów

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Art. 22 ww. ustawy mówi, iż dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne tzn. zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ww. ustawy oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Aby spełnić powyższe warunki dowody księgowe przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych podlegają kontroli: formalnej, rachunkowej i merytorycznej.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane ilościowe, wartościowe i jakościowe zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Kontrola formalna polega na sprawdzeniu czy dokument spełnia wszystkie wymogi określone przepisami prawa, czy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy, zawiera kompletne dane, nie zawiera poprawek wprowadzonych w sposób niedozwolony, ma datę i numer, został poddany kontroli merytorycznej.

Kontrola rachunkowa obejmuje sprawdzenie, czy obliczenia w dokumencie księgowym są bezbłędne pod względem arytmetycznym, czy wartość i ewentualnie ilość w dowodzie księgowym jest zgodna z załączoną do niego specyfikacją, zestawieniem lub wykazem, czy prawidłowo dokonano zaokrągleń liczb.

Przeprowadzenie każdego rodzaju kontroli musi być potwierdzone na dowodzie księgowym podpisem osoby do tego upoważnionej oraz datą dokonania kontroli.

W przypadku braku przeprowadzenia kontroli dokumentu lub braku potwierdzenia tego faktu na dowodzie księgowym, nie mogą być one ujęte w księgach rachunkowych. Powyższe wynika z braku pewności, że na dowodzie są zawarte dane kompletne, prawdziwe i poprawne.